Предки и потомки

Время. Это то, чего нам вечно не хватает. Сколько всего прекрасного, полезного и приятного вы могли бы сделать, но нет времени. Так ли это?

Проверить можно просто. Нужно только записывать, что вы делаете в течение дня. Сначала напрягает, но потом привыкаешь и делаешь это на автомате. Если «продержитесь» хотя бы несколько недель, то затем разложив все цифирки по видам затрат, вы будете сильно удивлены. Конечно вы предполагали, что какое-то количество времени уходит впустую, но чтобы столько!

И это у всех без исключения.  Даже если вы планируете свое время и стараетесь придерживаться своих планов, учет покажет, где вы ошибались и поможет сделать эти планы более реальными.

Не буду больше распространяться на тему полезности учета, тем более что про это много чего уже написано. Наберите в поисковой строке «хронометраж» или «тайм-менеджмент», и получите тысячи ссылок. Здесь я хочу рассказать о том, как я сам веду учет своего времени. Возможно не всем подойдет такой метод, но может быть найдутся и те, кому материал окажется полезным.

Все, что нам нужно – это программа Excel. В процессе учета для каждой выполненной работы в таблицу Excel добавляем строку с датой, видом работ и затраченным временем. И все. Думаю, все согласятся, что занести в течение дня десяток-другой простых строк в таблицу Excel не составляет большой проблемы.

Слышу здесь голос скептиков. Мол, в чем тут юмор? Зачем Excel, проще на бумажке, или том же ежедневнике делать пометки. Как ни странно, я с этим возражением соглашусь. Да, на бумажке часто сделась запись проще, тем более не всегда под рукой есть компьютер. Но сила Excel совсем не в этом. Его (её?) мощь проявляется, когда мы приступаем к анализу накопленных данных. Я для этих целей использую сводные таблицы Excel. Тот, кто знает, что такое сводные таблицы, согласиться, что сводные таблицы предоставляют неограниченные возможности для анализа данных в самых разных разрезах (у меня на разных листах Excel лежат заранее настроенные таблицы для разных видов отчетов, так что сам анализ происходит автоматически и непрерывно, по мере ввода данных). Для тех же, кто никогда не имел дела со сводными таблицами, но хотел бы попробовать их «на зуб», я привожу подробный пример их использования в анализе данных хронометража личного времени.

Нужно заметить, что приступая к учету, желательно иметь некоторую систему «ценностей», классификацию видов затрат времени. Тогда ваши записи можно будет разносить по группам, направлениям, категориям. Если нет классификации видов затрат, то данные будет трудно анализировать.

Каких-то общепринятых стандартов такой классификации не существует, да и вряд ли может быть. Вот как это выглядит у меня. Я делю все время на 4 крупных раздела или вида деятельности (названия в какой-то степени условны, но надо же их как-то называть): проекты, средства, обязательства и развлечения.

К проектам я отношу исследование своей родословной и работу над одной научной темой, по которой тешу себя надеждой написать книгу.

К средствам (инструментам) отношу все виды занятий, которые в какой-то степени способствуют выполнению проектов. В частности, чтение научной литературы, поиск необходимых (для работы) данных в интернете, поддержание работоспособности компьютера и собственного здоровья, финансовые вопросы, и.т.п.

К обязательствам я отношу все, что я делаю, в той или иной мере, в силу необходимости. Это то, что мне навязывает "внешняя среда". Сюда относятся работы по дому, общение и переписка с другими людьми, время, проведенное в магазинах и разных учреждениях (кроме тех, что вошли в разделы проекты и средства). Пусть вас не смущает слово «обязательства», его несколько отрицательный оттенок. Это вовсе не значит, что такие занятия выполняются непременно "из под палки". Ведь у всех нас есть разные обязательства, многие из которых мы выполняем сознательно и без внутренней борьбы с собой. В конце концов, если мне нужно, например, позвонить сестре, то я не могу отнести это время ни к проектам, ни к средствам, ни к развлечениям.

Наконец, развлечения включают все остальное. Это кино и телевидение, художественная литература, посещение концертов, спортивные соревнования (в качестве зрителя), игры на компьютере, музицирование и т.д. Список здесь может быть бесконечным.

Естественно, крупные разделы далее подразделяются на более мелкие, а те, в свою очередь, на еще более мелкие. У меня так устоялось, сложилось исторически, что по каждому виду деятельности указывается по крайней мере три «ступеньки» - раздел, подраздел, подраздел подраздела. Тогда записи в Excel выглядят примерно вот так:

Немного подробнее про эту табличку. Слева 6 столбцов связаны с датой. Собственно дата вводится в столбце А, а столбцы B – F вычисляются по формулам. Вообще-то из них реально используются только B (год от даты) и Е (месяц с начала учета). Столбец Н – это продолжительность занятия в минутах. Я не стал заморачиваться с переводами в часы, все длительности указываю в минутах. Правее длительностей столбцы I – M  показывают вид занятий. Важно! Все столбцы должны иметь заголовки. Заголовки помещаются в первую строку таблицы.

Обычно я в начале дня ввожу новую дату и копирую строки по столбцам A – F. Справа (где виды деятельности) у меня в этот момент пустое место. Потом в течение дня постепенно дополняю строки. Иногда днем записи ведутся на бумаге, а вечером заносятся в компьютер. Желательно не запускать сильно это процесс, т.к. даже на следующий день уже что-то вылетает из памяти. А через несколько дней вообще в памяти остаются только самые смутные впечатления о прошедшем. Если вы проводите много времени за компьютером, можно использовать программу True Time Tracker (или подобную ей). Она может через заданные интервалы времени автоматически делать снимки экрана. По ним легко восстановить, чем вы занимались, сидя за компьютером.

Хотелось бы услышать от вас, ведете ли вы учет затрат своего времени? Каким образом и как долго вы это делаете? Или вы считаете все это еще одним видом бесполезной траты времени?